– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .
Путевой лист несет в себе несколько функций:
- Отслеживается маршрут работника.
- Производится расчет зарплаты водителя.
- Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)
Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.
В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.
Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.
Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.
На обратной стороне документа путевого следствия (форма 3) указывается подробный маршрут: водитель пишет, куда он ездил в течение рабочего дня, фиксирует время приезда и отъезда, а также расстояние в километрах.
Сотрудник бухгалтерии, получив заполненный путевой лист по форме 3, правильно рассчитает списание ГСМ и начисляет
Путевой лист - это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.
Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового такcи;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476 , с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Новая форма путевого листа с 2019 г.
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Путевые листы: правила заполнения в 2019 году
Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
|
Унифицированный бланк путевого листа |
Кто и как заполняет |
Путевые листы для грузовых автомобилей - это форма первички, которую обязаны вести учреждения, эксплуатирующие грузовые авто. Разберемся в особенностях составления и учета путевых листов для грузового автотранспорта и расскажем, как заполнять действующие формы бланков.
Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.
Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.
Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы грузового автомобиля (бланк 2019) формы №4-С используются организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении. Актуальные бланки:
- скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2019 в word ;
- скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2019 в excel ;
- скачать бесплатно образец путевого листа грузового автомобиля 2019 .
Еще предлагаем скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по формам 4-П и 4-С.
Форма № 4-П
Форма № 4-С
Новые правила заполнения
С 01.03.2019 вступили в силу изменения в для всех видов транспорта. Минтранс России ввел новшества Приказом № 467 от 21.12.2018 в основной регламент о путевках — Приказ от 18.09.2008 № 152.
Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.
Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.
Информация, обязательная к заполнению в бланке путевки грузового автомобиля 2019 года:
- Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
- Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного рейса или рабочей смены.
С 01.03.2019 срок действия путевки изменен. Ранее документ выписывали на срок до 1 месяца включительно. Теперь же путевку выписывайте только на один рейс, вне зависимости от того, сколько дней длится этот рейс. Либо на одну рабочую смену, вне зависимости от количества совершенных рейсов за рабочий период.
- Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
- Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
- Информация о транспорте: госномер, марка.
- Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.
С 01.03.2019 заверять показания одометра печатью или штампом не требуется. Достаточно подписи ответственного работника.
- Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
- Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
- Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
- Подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он стал необязательным с 01.03.2019. Достаточно только подписи медработника.
- Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.
Такой осмотр стал необязательным для легкового транспорта, эксплуатируемого для собственных нужд компании. Отметка о предрейсовом, предсменном и послерейсовом контроле необязательна. А вот для коммерческих перевозчиков и предприятий, эксплуатирующих автобусы и грузовики в собственных целях, — обязательна.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).
Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.
Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019.
Особенности учета и хранения документации
Учитывать путевки следует в . Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.
Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.
Перед выездом на маршрут или в рейс водители получают Путевой лист легкового автомобиля. Бланк имеет установленную форму №3 (Постановление 78).
Строгий формат документа не допускает произвольных изменений формы. Путевой лист автомобиля изготавливается и используется только в унифицированном виде.
Существуют определенные правила внесения данных в Путевой лист легкового автомобиля. Круг лиц имеющих право внесения записей в бланк ограничен. Записи могут производить диспетчер или иной ответственный сотрудник. Участие водителя в заполнении документа должно ограничиваться проставлением подписи.
Оформлять путевой лист автомобиля обязаны во всех организациях, где в рабочей деятельности используются легковые автомобили. Данный бланк принадлежит к документации первичного учета.
В частности, Путевой лист легкового автомобиля удобно использовать для учета расхода ГСМ. Также документ используется для расчета объема заработной платы.
Выдается Путевой лист автомобиля на срок, ограничивающийся одной сменой, одним днем или сроком командировки, которая может продолжаться несколько дней.
Все графы путевого листа являются значимыми и от правильного их заполнения зависит достоверность и точность информации в документе, а значит и точность последующих учетных мероприятий.
Путевой лист легкового автомобиля имеет зарегистрированный номер, содержит подробные сведения о транспортном средстве, должен датироваться и заверяться печатью эксплуатирующей транспортное средство организации. Также фиксируются случаи использования прицепов или полуприцепов с внесением их данных.
В пути автомобиль могут сопровождать ответственные сотрудники. Данные таких сотрудников также должны записываться в Путевой лист легкового автомобиля.
Далеко не каждому владельцу транспортного средства необходимо заполнять путевые листы. Или тому, кто отвечает за управление им. Когда нужно заполнять путевой лист на легковой автомобиль и как это сделать, вы можете узнать в материалах данной статьи.
Ведение бухгалтерии юридическими лицами предполагает обязательное заполнение путевых листов. Этот документ интересен и представителям налоговых служб.
Путевой лист – это разновидность первичной документации, позволяющая не только учесть расходы в связи с приобретением бензина, но и вычитать их из общей налоговой базы.
Главная функция таких листов – возможность уменьшить налог, уплачиваемый в бюджет.
В некоторых ситуациях заполнение документа становится обязательным.
Что представляет собой бланк этого документа?
Путевой лист – документ, подтверждающий законность и наличие права на управление транспортом.
Бланк выдаётся юридическими лицами, владеющими автомобилем. Документ содержит информацию о времени в пути, пробеге, расходе бензина и других характеристиках авто.
Всегда ли нужно составлять путевые листы на автомобили?
Перечислим водителей, освобождённых от подобных обязанностей:
- Если юрлицо является владельцем ТС.
- При применении ТС с оформленной собственностью на физлицо. И при использовании авто в личных целях, передаче на основе доверенности.
Когда возникает необходимость заполнить путевой лист?
Если документ не оформлен, работать запрещают :
- Грузовым автомобилям.
- Легковым автомобилям.
- Троллейбусам.
- Трамваям.
- Автобусам.
И другим разновидностям транспорта, в котором перевозятся пассажиры с багажом. Багажом называют вещи, принадлежащие пассажирам, которые в установленном порядке принимаются к перевозкам.
Груз – название материальных объектов, для которых организуют перевозки. Наконец, пассажиры – группы физических лиц, заключающие соответствующий контракт.
Или лица, для которых заключают договоры фрахтования транспортных средств.
Сроки выдачи путевых листов легкового автомобиля
Слишком много времени и сил может уйти на ежедневное заполнение путеводных листов. Особенно, в маленьких предприятиях без отдельно работающего диспетчера.
Потому многие водители спрашивают, можно ли оформлять документы сразу на несколько дней?
Текст законодательства указывает на возможность оформления не только по каждому дню, но и по сроку не больше, чем на 30 дней.
Порядок заполнения путевого листа на легковой автомобиль по форме 3
Лицевая сторона
Информации надо вносить не так много, как кажется, на первый взгляд:
- Штамп компании всегда проставляют в верхней части. Дата и номер документа ставятся чуть ниже. При необходимости обозначают и серию.
- Следующая графа нужна для названия компании. Там же пишут адрес с телефоном. И код регистрации предприятия в соответствующих органах.
- Затем диспетчер заполняет информацию по транспортному средству, включающую инвентарный гаражный идентификатор, государственный номер и марку.
- Далее идёт строка с ФИО водителей, реквизитами водительского удостоверения, табельным номером.
- Есть и следующий раздел. Но его заполняют только организации с узкой специализацией. Например, службы такси. Им необходимо вписать номера лицензионной карточки.
- После заполнения диспетчера определяют индивидуальные задания для водителей. Документ визируется, передаётся лично шофёру.
Механики тоже визируют документы, указывая на них свои персональные данные. Водитель также должен расписаться, когда получает машину в своё распоряжение.
Каждый раз сотрудник отмечает, сколько именно топлива приобрёл на заправке. И какую именно марку использовал. Обязательно указание фактической даты, времени возвращения в гараж.
Отметки о простоях и опозданиях делаются в случае необходимости.
Оборотная сторона документа
Эта сторона нужна водителям. Здесь они отмечают индивидуальный прогресс в выполнении своих служебных заданий. Обязательно писать о местах выезда и назначения.
Период времени, пройденный километраж расшифровываются полностью.
Право на подпись есть у третьих лиц, при их непосредственном участии в выполнении заданий.
Нижняя часть документа требуется для отображения часов за день в общем количестве, километража на основании данных спидометра.
Зарплата работнику определяется на основании этих данных, в зависимости от принятой на предприятии системы. После окончательной фиксации сведений путевой лист передаётся сотрудникам бухгалтерии.
Особые правила по заполнению листов на линии
Есть определённая последовательность действий для тех, кто заполняет документ на линии:
- Точное время обязательно проставляется в часах и минутах. Для этого есть отдельная графа «Время прибытия». Но отражается только тот момент, когда водитель сам показывает путевой лист клиентам или заказчикам .
- Есть графа «Заказчик». Здесь клиенты оставляют свои подписи. Для подтверждения того, что все реквизиты в документе корректны, соответствуют действительности.
- Ещё заполняют графу 21, которая носит название «По прибытии». «По убытию» – соответственно, графа 22. Заказчики ставят здесь все параметры, списывая их со спидометра.
- «Особые отметки» – строка для замечаний со стороны клиентов, если это необходимо.
Если машина возвращается в гараж
Работа завершается обычно возвращением авто на территорию гаражей. Документ заполняется в последовательности, чётко описанной в законодательных нормативах.
Её необходимо строго придерживаться.
- «Работа водителя и автомобиля» – раздел, заполняемый механиком. В частности, используется графа 2. Важное требование – точность описания времени возвращения к гаражу. Месяц, год, часы, минуты – в графе должны присутствовать абсолютно все данные.
- «Показания спидометра» – графа 4, которая так же заполняется механиком. Графа 10 – вот где отображается точный «Остаток при возвращении». Графа относится к разделу с «Движением горючего».
В конце механик расписывается, подтверждая точность и достоверность предоставленной информации.
- Техник по ГСМ подключается к работе также на данном этапе. Водитель передаёт ему талончик. После заполняют графу «Сдано» с номером 11. И тоже ставится подпись.
- Подпись в строке «Сдал» ставит сам водитель. Это нужно для подтверждения исправного состояния машины в момент, когда она сдаётся механику. Механик для подтверждения данного факта расписывается в графе «Принял».
- Диспетчер принимает бумаги на последнем этапе. И тоже ставят свою подпись. Проводят регистрацию документа в специальном журнале.
При доставке товаров на предприятие необходимо подписывать специальную бумагу. О том, как составить , вы можете узнать в статье по ссылке.
Заключение
При неправильном заполнении путевых листов на организацию накладывают штрафы . И нарушителю не возмещают налоговые потери, возникшие в связи с работой транспортного средства.
Юридические лица платят штраф в размере 10 процентов от общей суммы произведённых операций.
Совершение любых операций должно подкрепляться соответствующими первичными документами. У каждого из них имеется юридическая сила.
Найти образцы документа с пустыми строками для заполнения легко на специализированных сайтах.
Форма 3 унифицирована. Это значит, что она подходит для любых предприятий, вне зависимости от сферы деятельности.
Можно быть уверенными в том, что заполнение такого документа соответствует всем требованиям законодательства. Главное – помнить о предельном сроке, на который заполняется лист. Этот срок равен месяцу.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в 1С – смотрите в этом видео: